1-کلیه مدارک ثبتی شرکت (اظهارنامه و اساسنامه برای خاص)2-کپی و اصل روزنامه تاسیس شرکت3-کپی و اصل روزنامه آخرین تغییرات
4-مهر شرکت5-کپی شناسنامه، کارت ملی و کارت پایان خدمت(در صورت ورود سهامدار)6- آدرس جدید در صورت تغییر آدرس7- داشتن کد اقتصادی در صورت انتقال سهام8- ارائه موضوع در صورت تغییر یا الحاق به موضوع9- مدارک شناسایی افراد جدید در صورت ورود سهامدار یا عضو جدید10- گواهی معتبر در خصوص افزایش سرمایه شرکت11- معرفی مدیر تسویه در صورت انحلال شرکت
صورتجلسات در شرکتهای سهامی خاص بصورت کاملا تخصصی انجام می پذیرد. صورتجلسات باید در موسسه تنظیم شود و به امضای اعضا یا سهامداران و یا هردو انجام شود.
· ورود و خروج شریک در شرکت سهامی خاص طبق یک صورتجلسه انجام می گیرد. سهامداران با پرداخت ریالی به صندوق شرکت به زمره سهامداران اضافه می گردد. خروج سهامدار در شرکت سهامی خاص با دریافت سهام از صندوق شرکت از شرکت خارج می شود. ورود و خروج سهامداران می تواند همزمان با هم انجام می پذیرد.
· الحاق یا تغییر موضوع شرکت می تواند موضوع فعالیت خود را تغییر دهد. یا بنا به نیاز موضوع یا موضوعاتی را به فعالیت خود اضافه نماید. این تغییرات طبق یک صورتجلسه به امضای مدیران شرکت می رسد و در اداره ثبت شرکتها به ثبت می رسد.
· تغییر آدرس شرکت می تواند به راحتی انجام گیرد. آدرس دفتر مرکزی شرکت می تواند از هر نقطه به نقطه ای دیگر از کشور صورت گیرد. درصورتیکه تغییر آدرس شرکت منجر به تغییر حوزه ثبتی گردد، شماره ثبتی شرکت تغییر می کند و البته شناسه ملی شرکت بدون تغییر باقی می ماند.
· تغییر نام در یک صورت جلسه ای جداگانه انجام می شود. همه قوانینی که جهت ثبت اسم و جود دارد در تغییر اسم نیز به قوت خود باقی است. بطور مثال جهت ثبت کلمه مهندسی مدرک تحصیلی نیاز می باشد و یا در حال حاضر اسم باید سه کلمه ای باشد.
· افزایش یا کاهش سرمایه در شرکتها به وسیله تنظیم و ثبت صورتجلسه در اداره ثبت شرکتها قابل انجام می باشد. در افزایش سرمایه برای شرکتهای سهامی خاص باید سرمایه تعهدی به حساب شرکت واریز گردد و گواهی آن در سامانه موجود باشد. مدیران شرکت باید برای کاهش سرمایه دلیلی محکمه پسند داشته باشند.
· هیئت مدیره در این صورتجلسه تصمیمات هیئت مدیره به تصویب می رسد و قانونی می گردد.
· انحلال شرکت یا موسسه زمانی اتفاق می افتد که سهامداران، شرکا و اعضای هیئت مدیره به اتفاق نظر برسند یا موضوع فعالیت شرکت به اتمام برسد و یا به هر دلیل دیگر شرکت یا موسسه می تواند منحل گردد.
مدارک مورد نیاز جهت ثبت صورتجلسات:1-کلیه مدارک ثبتی شرکت (اساسنامه، تقاضانامه و شرکت نامه برای شرکت با مسئولیت محدود)2-کپی و اصل روزنامه تاسیس شرکت3-کپی و اصل روزنامه آخرین تغییرات4-مهر شرکت5-کپی شناسنامه، کارت ملی و کارت پایان خدمت(در صورت ورود شریک و عضو)6- آدرس جدید در صورت تغییر آدرس7- ارائه صلح نامه در صورت انتقال سهم الشرکه8- ارائه موضوع در صورت تغییر یا الحاق به موضوع9- مدارک شناسایی افراد جدید در صورت ورود شریک یا عضو جدید10- گواهی معتبر در خصوص افزایش سرمایه شرکت
11- معرفی مدیر تسویه در صورت انحلال شرکت
· ورود و خروج شریک در شرکت با مسئولیت محدود طبق یک صورتجلسه انجام می گیرد. شرکا با پرداخت ریالی سهم الشرکه به صندوق شرکت به زمره شرکاء اضافه می گردد. خروج شریک در شرکت با مسئولیت محدود با دریافت سهم الشرکه از صندوق شرکت از شرکت خارج می شود. ورود و خروج شریک می تواند همزمان با هم انجام می پذیرد.
الحاق یا تغییر موضوع شرکت می تواند موضوع فعالیت خود را تغییر دهد. یا بنا به نیاز موضوع یا موضوعاتی را به فعالیت خود اضافه نماید. این تغییرات طبق یک صورتجلسه به امضای مدیران شرکت می رسد و در اداره ثبت شرکتها به ثبت می رسد.
· تغییر آدرس شرکت می تواند به راحتی انجام گیرد. آدرس دفتر مرکزی شرکت می تواند از هر نقطه به نقطه ای دیگر از کشور صورت گیرد. درصورتیکه تغییر آدرس شرکت منجر به تغییر حوزه ثبتی گردد، شماره ثبتی شرکت تغییر می کند و البته شناسه ملی شرکت بدون تغییر باقی می ماند.
· تغییر نام در یک صورت جلسه ای جداگانه انجام می شود. همه قوانینی که جهت ثبت اسم و جود دارد در تغییر اسم نیز به قوت خود باقی است. بطور مثال جهت ثبت کلمه مهندسی مدرک تحصیلی نیاز می باشد و یا در حال حاضر اسم باید سه کلمه ای باشد.
· افزایش یا کاهش سرمایه در شرکتها به وسیله تنظیم و ثبت صورتجلسه در اداره ثبت شرکتها قابل انجام می باشد. در افزایش سرمایه برای شرکتهای سهامی خاص باید سرمایه تعهدی به حساب شرکت واریز گردد و گواهی آن در سامانه موجود باشد. مدیران شرکت باید برای کاهش سرمایه دلیلی محکمه پسند داشته باشند.
· هیئت مدیره در این صورتجلسه تصمیمات هیئت مدیره به تصویب می رسد و قانونی می گردد.
· انحلال شرکت یا موسسه زمانی اتفاق می افتد که سهامداران، شرکا و اعضای هیئت مدیره به اتفاق نظر برسند یا موضوع فعالیت شرکت به اتمام برسد و یا به هر دلیل دیگر شرکت یا موسسه می تواند منحل گردد.
- صورتجلسات و تغییرات شرکت با مسئولیت محدود
کلیه مواردی که در اساسنامه شرکتها و موسسات غیرتجاری ثبت شده وجود دارد قابل تغییر می باشد. همه این تغییرات نباید با قانون تجارت ایران مغایر باشد. یعنی تغییرات در شرکت طبق اصولی باید انجام شود. هر تغییر در یک مجمع و صورتجلسه ای خاص در شرکت یا موسسه به تصویب اعضای هیات مدیره و یا سهامداران و شرکاء می رسد و نهایتا ثبت می شود. تنظیم صورتجلسات در موسسه انجام می پذیرد و ثبت در سامانه باید انجام گیرد. هر تغییر در صورتجلسه و مجمعی خاص انجام می گیرد.